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KÄUFERLEITFADEN RISIKOMANAGEMENT-INFORMATIONSSYSTEM (RMIS) 5 Finden Sie in 6 Schritten heraus, ob Sie von einem RMIS profitieren, wobei es Sie unterstützt, was Sie beim Kauf beachten sollten und wie Sie es implementieren. ENTSCHEIDEN: DAS PASSENDE SYSTEM FINDEN IDENTIFIZIEREN SIE IHRE ANFORDERUNGEN • Diskutieren Sie Ihre Anforderungen mit möglichst vielen Stakeholdern bspw. Risk Management, Qualitätsmanagement, Audit/Compliance, IT, Procurement/Einkauf und Geschäftsführung. • Fragen Sie RMIS-Anbieter nach der Möglichkeit, Ihre Anforderungen im Rahmen eines Workshops detailliert zu besprechen. BETREIBEN SIE MARKTFORSCHUNG • RMIS unterscheiden sich erheblich im Funktionsumfang und den angebotenen Services. Stellen Sie sicher, dass Ihre fachlichen und technischen Anforderungen abgedeckt sind. • Stellen Sie sicher, dass das Betreibermodell (z.B. Software- as-a-Service) den Anforderungen Ihrer IT-, Rechts- und Procurement-Abteilung genügt. • Fragen Sie nach Referenzen, um mit Kunden über deren Erfahrungen mit der Software und dem Anbieter zu sprechen. PLANEN SIE IHR RMIS-PROJEKT • Überstürzen Sie nichts. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Anforderungen vollständig definiert haben. • Hüten Sie sich vor einem unrealistischen Zeitplan, hohen Zusatzkosten und ungeplanten Änderungsaufträgen. Vereinbaren Sie ein Festpreisprojekt. STELLEN SIE IHR TEAM ZUSAMMEN • Versuchen Sie frühzeitig, strategisch wichtige Stakeholder wie IT, Procurement und Geschäftsführung für „Ihr" Projekt zu gewinnen. • Überprüfen Sie die fachliche und technische Expertise des Projektteams Ihres RMIS-Anbieters (einschließlich Projektmanager und Kundenbetreuer). FÜHREN SIE IHR RMIS EIN • Ein RMIS ist mehr als bloß ein weiteres IT-Tool in der Systemlandschaft Ihres Unternehmens. Damit Ihr Projekt ein Erfolgt wird, benötigen alle Beteiligten die richtigen Skills. • Identifizieren Sie zusammen mit Ihrem Anbieter eine Handvoll Quick Wins, die im RMIS schnell umgesetzt werden können und einen messbaren Mehrwert für alle Beteiligten bieten. ÜBERPRÜFEN UND ANPASSEN • Zusammen mit Ihrem Anbieter sollte Sie regelmäßig den Zielerreichungsgrad von vorher definierten Projekt-KPIs (Leistungsindikatoren) überprüfen und bei Abweichungen System und Prozesse ggf. anpassen. • Nutzen Sie das regelmäßige Gespräch mit Ihrem Kundenbetreuer: Disktutieren Sie Verbesserungspotentiale und lassen Sie sich über neue Funktionen und best practices informieren. 1 4 2 5 3 6